Planujesz wybrać się ze znajomymi na rowerową wycieczkę? Planujesz wyjazd dla kolegów studentów z twojej uczelni? Szukasz osób na wspólny wypad? Przeczytaj nasz poradnik zanim obowiązki organizatora przesłonią ci radość z pedałowania.

Z wypadami zwykle jest tak, że chcących jechać nie brakuje, ale każdy chce wrzucić swoje trzy grosze. Każdą swoja wycieczkę warto opublikować na Blogu i opisać. Ponadto wycieczki oczekują że będzie fajnie a ty przy okazji chcesz przeprowadzić jednak swój pomysł bez tysiące ustępstw i wiecznego szukania kompromisów. Pewne rzeczy trzeba ustalić na początku, i nawet jeśli ktoś przez to nie pojedzie to będzie to z korzyścią i dla niego i dla grupy. Nie wszyscy nadają się na wszystkie wyjazdy. Istota wyjazdu i priorytetowe sprawy są odmienne dla każdego.

Jeśli nie ustalisz wcześniej na czym ma polegać wycieczka możesz się spodziewać, że każdy z uczestników będzie na nim forsował swoje myśli. Jeden będzie wstawał skoro świt, drugi w południe, ktoś będzie chciał gotować na ognisku, znowu ktoś inny spożywać tylko w knajpach. Najlepiej poczytać jakiś Blog turystyczny opisujący przeżycia innych. Wszystko to prowadzić będzie do spięć i nieporozumień a nawet do podziału grupy czy też ogólnego fiaska całego wycieczki. Nawet jeśli zapraszasz na wycieczkę tylko swoich znajomych podstawowe sprawy powinny zostać jasno omówione i uzgodnione. Jednym z ważniejszych elementów organizacji jest przekazanie potencjalnym uczestnikom wiedzy o charakterze wycieczki, tak aby zmotywować tych, którzy muszą pojechać i zniechęcić tych, którzy się nie nadają. Najważniejsze kwestie które często bywają zmienne i powinny zostać uzgodnione to: trudność trasy (dzienny dystans, rodzaje dróg), godzina pobudki i wyjazdu, jazda w deszczu, nocowanie, które najlepiej dopasować. Należy też sprawdzić rodzaj i orientacyjne godziny posiłków, wymagane doświadczenie i przygotowanie sportowe uczestników, orientacyjną cenę wyjazdu lub wycieczki.

Sprawy organizacyjne

Skoro już zawęziliśmy listę potencjalnych uczestników możemy zaprezentować dalsze informacje. Mają styl organizacyjny i dotyczą już tych, którzy się nie przestraszyli pobudek o 6.30 lub leniuchowania do 12 i uznali, że wycieczka jest dla nich. Wypada więc ustalić następujące kwestie:data i godzina wyjazdu, data i godzina powrotu, środki transportu i biletach jakie uczestnicy powinni zakupić lub wieści o zrzutce na bilety miejsce i godzina zbiórki ostateczne terminy zapisywania na wyjazd, sposób zapisywania się na wyjazd, dane kontaktowe do organizatorów. Po podaniu tych informacji odpadną ci, którzy nie mogą wyjechać akurat w tym terminie, ci którzy nie lubią np. nocnych pociągów i ci którzy nie potrafią się zdecydować i zwykle czekają z tym do ostatniej chwili. Wiele takich opisów można znaleźć na przykład w portalu Blog Grudziądz. Tacy są najgorsi, bo poprzez notoryczne zmienianie zdania każą organizatorowi ciągle przeorganizowywać sprawy z noclegami, ilością i dostępnością domków, rezerwacją noclegów, formą dojazdu, ilością i dostępnością miejsc w samochodzie i zakupem biletów – w długi tydzień może już ich nie być w momencie, jak ostatnia osoba się w końcu zdecyduje. Warto zaprezentować podstawowe informacje o rejonach, przez jakie będzie przechodziła droga i planowanych atrakcjach przyrodniczych i krajoznawczych. Wszystkie powyższe informacje powinny być podane jasno i wyraźnie ze słabą nawet przesadą, ale i nutką dowcipu.
Przykład:
Wyjazd przeznaczony jest dla zadeklarowanych rowerzystów, którzy nie boją się stromych górskich podjazdów. Cały czas spędzimy w górach. Dzienny odległość to 200 km. Pobudki o 6 rano, jazda niezależnie od pogody, żadnych muzeów i tym podobnej nudy. Wszystkie posiłki gotujemy osobiście, śpimy w namiotach na dziko. Ze swojej strony proponuję piekno ziemii kujawskiej. Swoje wycieczki w tym rejonie opisywałem juz wielokrotnie na stronach Blog Kwidzyn i Blog Świecie, gdzie znajdują się moje relacje z podróży i wypraw. Dobrze przygotowana trasa daje niepowtarzalne wrażenia.

Wyposażenie sprzętowe
Warto wspomnieć też o tym, co warto zabrać. Można podać tu np. trasy jakie mogą być potrzebne w trakcie wyjazdu. Jeszcze słówko o kosztach wycieczki. Podając jaką ilość kasy i w jakich walutach) mają posiadać wyjeżdżający wyjazdu warto przy okazji powiedzieć, że chodzi tu o żywą walutę, w przeciwnym razie pewna część wyjazdu zostanie zmarnowana na poszukiwanie banków. Oprócz pieniędzy do wydania należy zabrać nieco więcej środków na tzw. wszelki wypadek, np. pokrycie kosztów wypadku, nieplanowanego powrotu, poważnej naprawy sprzętu. Zabranie funduszy rezerwowych jest szczególnie ważne w przypadku długich wyjazdów zagranicznych. Pieniądze warto mieć zawsze ze sobą. Wiele razy czytałem na Blog Wrocław, gdzie wycieczki bez pieniędzy wybrały się na wycieczkę, a potem przechodziły różne niemiłe przygody.

Ograniczenie odpowiedzialności kierownika
Jeśli informacje o wycieczce podajemy do publicznej wiadomości warto zauważyć, że każdy z uczestników jedzie na własną odpowiedzialność i we własnym zakresie powinien zabezpieczyć się od nieszczęśliwych wypadków i kosztów leczenia.

Utworzenie funduszu wycieczkowego.

Wiele w tym temacie można się dowiedzieć w serwisie Blog Bytom, gdzie sprecyzowane jest to dokładnie. Zwykle jest tak, że w trakcie wyjazdu trzeba od czasu do czasu zapłacić a to za pole biwakowe, a to kupić wódkę miłemu gospodarzowi, itp., itd. Zwykle są to kwoty niewielkie, zwykle płaci je organizator a potem nikt nie ma złotych…i w końcu sprawa się rozmywa. Proponuję zrobić zrzutkę po około 30 PLN przed wyjazdem i z tych drobnych wydatków rozliczyć się na koniec. Wtedy kierownik oprócz włożonego wysiłku nie musi dokładać jeszcze do wyjazdu z własnej kieszeni. Jeśli chodzi o organizację, to już chyba wszystko, albo niemal wszystko. Wprawdzie dochodzą jeszcze nieprzewidziane sprawy, które wyniknąć mogą podczas wycieczki, ale jeśli poświecimy trochę czasu na zorganizowanie, to tych spraw będzie niewiele.